Plantilla gratis
Hoja de pedidos para pasteles: plantilla gratis para reposteros
Una hoja de pedidos para pasteles necesita ocho datos en una sola fila: el cliente, su WhatsApp, la fecha y hora de entrega, el pastel (tamaño, sabor y relleno), la decoración y las alergias, el total, el anticipo y el saldo pendiente. Esta plantilla gratis trae justo esas columnas, con filas de ejemplo para que las reemplaces. Descárgala en CSV, ábrela en Google Sheets, Excel o Numbers y anota un pedido por fila. Para los pedidos que tomas en persona, también tienes una hoja de pedido para imprimir, con todas las preguntas de un solo encargo.
| Cliente | Entrega | Pastel | Decoración y alergias | Total | Anticipo | Saldo | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mariana López | +52 55 5550 1001 | Sáb 6 jun, 10:00, recoge | Redondo 20 cm, 20 porciones, vainilla, relleno de fresa | Rosa pastel, Feliz 30 Mariana en dorado; sin nueces | $950.00 | $450.00 | $500.00 |
| Carlos Ruiz | +52 55 5550 1002 | Sáb 6 jun, 15:00, a domicilio | Dos pisos, 30 porciones, chocolate, cajeta | Topper de dinosaurio, verde y café; alergias: ninguna | $1,800.00 | $900.00 | $900.00 |
| Sofía Hernández | +52 55 5550 1003 | Dom 7 jun, 11:00, recoge | 24 cupcakes de limón, betún de queso crema | Remolino amarillo y blanco, margaritas de azúcar; sin huevo | $720.00 | $720.00 | $0.00 |
| Diego Martínez | +52 55 5550 1004 | Mié 10 jun, 17:30, recoge | Redondo 15 cm, 10 porciones, red velvet, queso crema | Estilo desnudo con frutos rojos; alergias: ninguna | $600.00 | $300.00 | $300.00 |
| Ana Torres | +52 55 5550 1005 | Sáb 13 jun, 09:00, a domicilio | Plancha, 40 porciones, vainilla, ganache de chocolate | Logo de la empresa en hoja de azúcar; relleno sin lácteos | $2,100.00 | $1,000.00 | $1,100.00 |
| Valeria Chávez | +52 55 5550 1006 | Sáb 13 jun, 14:00, recoge | Pastel número 1, 12 porciones, funfetti, betún de vainilla | Chispas de colores, velas incluidas; alergias: ninguna | $850.00 | $400.00 | $450.00 |
Qué lleva una hoja de pedidos
Casi todos los errores con un pedido vienen de un dato que solo quedó en un mensaje. Si anotas cada pedido en las mismas columnas antes de hornear, el pastel de chocolate no se vuelve de vainilla y la entrega del sábado no se te cruza con la del domingo.
Cada columna de la plantilla responde una pregunta que de otro modo tendrías que buscar en el chat:
- Cliente: el nombre que vas a escribir en la caja.
- WhatsApp: el número con lada internacional, para confirmar detalles y mandar recordatorios.
- Entrega: fecha, hora y si pasan a recoger o lo llevas tú.
- Pastel: tamaño o porciones, sabor del bizcocho y relleno.
- Decoración y alergias: colores, letrero, toppers y lo que el pastel no puede llevar.
- Total: el precio acordado de todo el pedido.
- Anticipo: lo que el cliente ya pagó.
- Saldo: total menos anticipo, lo que cobras al entregar.
Cómo usar la hoja de pedidos
Descarga el CSV y ábrelo en cualquier hoja de cálculo. Borra las filas de ejemplo, deja los encabezados y agrega una fila en cuanto el cliente confirme. Ordena por la columna Entrega cada mañana y ya tienes tu plan de horneado de la semana.
Pregunta siempre por alergias, aunque el cliente no diga nada. Una celda vacía se lee como dato desconocido; escribe ninguna cuando te lo confirme.
Deja el Saldo como fórmula (Total menos Anticipo) para que se actualice si el cliente abona más. En Google Sheets o Excel, si el Total está en la columna F y el Anticipo en la G, el saldo de la fila 2 es =F2-G2.
Hoja de pedido para imprimir, una por encargo
La hoja que descargas es un registro, una fila por pedido. Cuando tomas un encargo en persona, en el bazar o por teléfono, es más rápido un formato con una línea por pregunta. Imprime el de abajo, o cópialo en un documento, y llena uno por pedido; al final del día pasa cada uno a una fila del registro.
Haz todas las preguntas, también la de alergias, y pide al cliente que revise los datos antes de cobrarle el anticipo.
| Dato | Respuesta del cliente |
|---|---|
| Nombre del cliente | ______________________________ |
| WhatsApp o teléfono | ______________________________ |
| Fecha y hora de entrega | ______________________________ |
| Recoge o a domicilio (dirección) | ______________________________ |
| Porciones o tamaño | ______________________________ |
| Sabor del pan | ______________________________ |
| Relleno | ______________________________ |
| Cubierta o betún | ______________________________ |
| Decoración, colores y letrero | ______________________________ |
| Alergias (escribe ninguna si no hay) | ______________________________ |
| Total | ______________________________ |
| Anticipo pagado y fecha | ______________________________ |
| Saldo al entregar | ______________________________ |
| Pedido tomado por, y fecha | ______________________________ |
Anticipo y saldo de un pastel personalizado: un ejemplo
Muchas reposteras piden un anticipo antes de comprar los insumos de un pastel personalizado, a menudo la mitad del precio. El porcentaje lo decides tú; lo importante es que quede en la hoja para que nadie discuta el día de la entrega.
Ejemplo: un pastel de dos pisos para 30 personas se acuerda en 1,800 pesos. La clienta deposita $900 al confirmar. La hoja muestra Total $1,800, Anticipo $900 y Saldo $900. El día de la entrega cobras los $900 restantes y el pedido queda liquidado.
| Paso | Monto | Saldo después |
|---|---|---|
| Pedido acordado | $1,800.00 | $1,800.00 |
| Anticipo al confirmar | $900.00 | $900.00 |
| Saldo al entregar | $900.00 | $0.00 |
Sigue leyendo: Plantilla de contrato para pasteles por encargo
Pon precio al pastel antes de llenar el Total
La columna Total solo sirve si el precio que anotas es el correcto. Si cotizas al tanteo, un mes lleno de pedidos puede dejarte en números rojos cuando sumas harina, mantequilla, cajas, bases, tus horas y el gas del horno.
Farinu calcula lo que de verdad cuesta cada receta, con insumos, empaque, subrecetas como el betún, mano de obra, equipos y gastos fijos, y te sugiere cada precio según el porcentaje que le sumas al costo. El costeo es gratis para hasta 10 recetas, así que puedes poner precio a tus pasteles más vendidos antes de llenar otra hoja de pedidos.
Sigue leyendo: Calculadora de costos de tortas: cómo calcular los costos de una torta, Cómo sacar el costo de un pastel y ponerle precio
Cuando la hoja ya no alcanza: pedidos en Farinu
Una hoja de cálculo funciona bien con unos cuantos pedidos a la semana. Cuando se juntan muchos, se notan los huecos: saldos escritos a mano, anticipos que olvidas anotar y ninguna relación entre lo que vendiste y lo que ganaste.
Farinu guarda lo mismo que esta hoja de pedidos, pero conectado, y tu tienda en línea le hace estas preguntas al cliente por ti. Registras a cada cliente con su WhatsApp, creas el pedido desde tu lista de precios, anotas el anticipo y el saldo como pagos y avanzas el pedido de confirmado a listo y a entregado. Si un pedido entregado todavía debe dinero, un botón abre WhatsApp con el recordatorio del saldo. Cuando un pedido entregado queda pagado, pasa a tu registro de ventas y a tu estado de resultados del mes con el plan Team.
Tus ayudantes pueden tomar pedidos y ver precios y saldos, pero nunca tus costos ni tus márgenes.
Preguntas
- ¿La hoja de pedidos es gratis?
- Sí. La hoja de pedidos se descarga gratis en CSV, sin crear cuenta. Se abre en Google Sheets, Excel, Numbers y LibreOffice.
- ¿Puedo imprimir la hoja de pedidos?
- Sí. La hoja de pedido de un solo encargo de esta página está pensada para imprimir: imprímela, o cópiala en un documento, y lleva varias al bazar o junto al teléfono. Para imprimir el registro, abre el CSV, pon la página en horizontal e imprímelo.
- ¿Cuánto anticipo pido por un pastel personalizado?
- No hay una regla fija. Muchas reposteras piden alrededor de la mitad al confirmar, lo suficiente para cubrir insumos y decoración. Lo que decidas, anótalo en la columna Anticipo para que el saldo quede claro.
- ¿Necesito Farinu para usar la plantilla?
- No. La plantilla funciona sola. Farinu sirve cuando quieres el costeo detrás de cada precio, o tener pedidos, anticipos y recordatorios de saldo en un solo lugar, gratis hasta 50 pedidos al mes y sin límite con Team.
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