Modelo grátis

Ficha de encomenda de bolo: um modelo grátis para confeiteiros

Uma ficha de encomenda de bolo precisa de oito informações em uma linha: o cliente, um jeito de falar com ele, a data e o horário de entrega, o bolo (tamanho, sabor, recheio), a decoração e as alergias, o total, o sinal pago e o saldo que ainda falta. Este modelo grátis de ficha de encomenda tem exatamente essas colunas, com linhas de exemplo para você substituir. Baixe em CSV, abra no Google Sheets, no Excel ou no Numbers e adicione uma linha por encomenda. Para as encomendas que você anota pessoalmente, também há uma ficha para imprimir, com todas as perguntas de uma encomenda.

Baixar o CSV

O que vai em uma ficha de encomenda de bolo

A maioria das confusões com encomendas vem de um detalhe que só ficou numa mensagem. Anotar cada encomenda nas mesmas colunas, antes de começar a assar, é o que impede um bolo de chocolate de virar baunilha ou uma retirada de sábado de ser lembrada como domingo.

Cada coluna do modelo responde a uma pergunta que, sem ela, você teria que procurar rolando as conversas:

• Cliente: o nome que você vai escrever na caixa.
• WhatsApp: o número com o código do país, para confirmar detalhes e mandar um lembrete.
• Data: dia, horário e se é retirada ou entrega.
• Bolo: tamanho ou porções, sabor da massa e recheio.
• Decoração e alergias: cores, escrita, toppers e tudo o que o bolo não pode levar.
• Total: o preço combinado da encomenda inteira.
• Sinal: o que o cliente já pagou adiantado.
• Saldo: total menos sinal, o valor a receber na retirada.

Como usar o modelo de ficha de encomenda

Baixe o CSV e abra em qualquer programa de planilhas. Apague as linhas de exemplo, mantenha os cabeçalhos e adicione uma linha assim que o cliente confirmar. Ordene pela coluna Data toda manhã e você tem a sua agenda de produção da semana.

Pergunte sobre alergias toda vez, mesmo quando o cliente não fala nada. Uma célula vazia quer dizer que você não sabe; escreva nenhuma quando ele confirmar que não há.

Deixe a coluna Saldo como fórmula (Total menos Sinal) para ela se atualizar quando o cliente pagar mais. No Google Sheets ou no Excel, se o Total está na coluna F e o Sinal na coluna G, o saldo da linha 2 é =F2-G2.

Ficha de encomenda de bolo para imprimir, uma por encomenda

A planilha que você baixa é um registro, uma linha por encomenda. Quando você anota uma encomenda pessoalmente, na feira ou por telefone, uma ficha com uma linha por pergunta é mais rápida. Imprima a ficha abaixo, ou copie para um documento, e preencha uma por encomenda; no fim do dia, passe cada ficha para uma linha do registro.

Faça todas as perguntas, incluindo a de alergias, e peça para o cliente conferir os dados antes de receber o sinal.

Sinal de um bolo personalizado: um exemplo prático

Muitos confeiteiros pedem um sinal antes de comprar os ingredientes de um bolo personalizado, muitas vezes metade do preço. O valor é decisão sua; o importante é que a ficha registre o sinal para ninguém discutir na retirada.

Exemplo: um bolo de aniversário de dois andares para 30 porções é combinado por R$ 450. O cliente manda um sinal de R$ 225 quando confirma. A ficha mostra Total R$ 450, Sinal R$ 225, Saldo R$ 225. No dia da retirada você recebe os R$ 225 e a encomenda fica quitada.

Leia a seguir: Modelo de contrato para encomendas de bolo

Precifique o bolo antes de preencher o Total

A coluna Total só vale o preço que você coloca nela. Se você faz orçamento no olho, um mês cheio de encomendas ainda pode dar prejuízo quando você conta farinha, manteiga, caixas, bases, as suas horas e o forno.

O Farinu calcula quanto cada receita custa de verdade, com ingredientes, embalagem, sub-receitas como o buttercream, mão de obra, máquinas e custos fixos, e sugere cada preço a partir do markup que você define sobre o custo. O cálculo de custo é grátis para até 10 receitas, então você pode precificar os seus carros-chefes antes de preencher outra ficha de encomenda.

Leia a seguir: Calculadora de preço de bolo, Como precificar um bolo para ele pagar o seu trabalho

Quando a planilha fica pequena: encomendas no Farinu

Uma planilha funciona bem com algumas encomendas por semana. Quando as encomendas se acumulam, os pontos fracos aparecem: saldos digitados à mão, sinais que você esquece de anotar e nenhuma ligação entre o que você vendeu e o que você ganhou.

O Farinu guarda as mesmas informações desta ficha de encomenda, mas conectadas, e a sua loja online faz essas perguntas aos clientes por você. Você salva cada cliente com o WhatsApp, cria uma encomenda a partir da sua tabela de preços, registra o sinal e o saldo como pagamentos e move a encomenda de confirmada para pronta e entregue. Uma encomenda entregue com dinheiro a receber mostra um botão que abre o WhatsApp com um lembrete do saldo. Quando uma encomenda entregue está totalmente paga, ela entra no seu registro de vendas e no resultado do mês no plano Team.

Os ajudantes podem anotar encomendas e ver preços e saldos, mas nunca os seus custos ou margens.

Perguntas

Este modelo de ficha de encomenda de bolo é grátis?

Sim. O modelo de ficha de encomenda de bolo é grátis para baixar em CSV, sem precisar de conta. Ele abre no Google Sheets, no Excel, no Numbers e no LibreOffice.

Posso imprimir a ficha de encomenda de bolo?

Sim. A ficha de uma encomenda desta página foi feita para imprimir: imprima, ou copie para um documento, e tenha um bloco para a feira e as encomendas por telefone. Para imprimir o registro, abra o CSV, coloque a página na horizontal e imprima.

Quanto de sinal devo pedir em um bolo personalizado?

Não há regra fixa. Muitos confeiteiros pedem cerca de metade do preço na confirmação, o suficiente para cobrir ingredientes e decoração. Seja qual for o valor, anote na coluna Sinal para o saldo ficar claro.

Preciso do Farinu para usar o modelo?

Não. O modelo funciona sozinho. O Farinu é para quando você quer o cálculo de custo por trás de cada preço, ou encomendas, sinais e lembretes de saldo em um só lugar, grátis para até 50 encomendas por mês e ilimitado no Team.

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