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Gestione ordini per pasticceria: ogni ordine e ritiro in un solo calendario

Uno strumento per gestire gli ordini di una pasticceria deve rispondere a colpo d'occhio a una domanda: cosa deve essere pronto, per chi e quando. Il calendario ordini di Farinu mette ogni ordine in una vista mensile o settimanale in base al giorno di ritiro, colorato per stato, con le nuove richieste online segnate come bozze. Imposti quanti pezzi di ogni prodotto puoi preparare in un giorno, i giorni di chiusura e quanto preavviso ti serve, e ogni giorno si apre in un foglio con cosa sfornare, chi ritira e quale saldo incassare.

Il problema: gli ordini stanno in cinque posti

Un pasticciere casalingo prende ordini su WhatsApp, su Instagram, al telefono e al banco del mercato. La data finisce in una chat, il gusto in un messaggio vocale e l'acconto nell'app della banca. Due torte di compleanno per lo stesso sabato pomeriggio sembrano a posto fino a venerdì sera, quando ti accorgi che servono entrambe il forno alla stessa ora.

Un registro degli ordini su carta o in un foglio di calcolo aiuta, ma non conosce le tue ricette, quante pagnotte entrano nel tuo forno o chi ha pagato. È questo il vuoto che colma un calendario ordini dentro l'app con cui calcoli i costi.

Cosa mostra il calendario ordini

Il calendario è una vista sugli ordini che già tieni in Farinu, non un secondo posto dove scriverli. Gli ordini che inserisci a mano e le richieste che arrivano dal tuo negozio online ci finiscono allo stesso modo.

• Viste mensile e settimanale di ogni ordine per giorno di ritiro, colorati per stato, con la settimana che inizia di domenica in inglese e di lunedì in italiano.
• Gli ordini in bozza, come una richiesta che un cliente ha inviato online, mostrati a parte rispetto a quelli confermati finché non li confermi o rifiuti. Gli ordini annullati restano fuori dal calendario.
• Un orario di ritiro facoltativo su ogni ordine, così una giornata si legge come un programma e non come una pila.
• Un foglio per ogni giorno: cosa sfornare, come quantità di ogni prodotto sommata sugli ordini di quel giorno, poi ogni ritiro in ordine di orario con il cliente, i prodotti, lo stato e il saldo ancora da incassare, e il totale da incassare quel giorno.
• Lo spostamento di un ordine a un altro giorno dal calendario, con un selettore di data. L'ordine mantiene righe, prezzi e pagamenti, e lo spostamento resta registrato nella sua cronologia. Gli ordini consegnati, pagati e annullati restano dove sono.
• Anche gli aiutanti che gestiscono gli ordini possono usare il calendario, e non vedono mai i tuoi costi né i tuoi margini.

Limiti giornalieri, giorni di chiusura e preavviso

Nelle impostazioni di disponibilità dici a Farinu quanto lavoro puoi prendere. Ogni regola è facoltativa, e le stesse regole decidono quali giorni i clienti possono scegliere nel tuo negozio online.

I limiti li fissi tu, non sono una stima dalle settimane passate. Se un giorno è già pieno o sei chiuso, puoi comunque spostarci un ordine tu stesso; il calendario allora ti avvisa.

• Un limite giornaliero per prodotto, come 6 pagnotte a lievito madre o 2 torte a piani al giorno. Un giorno mostra quanti pezzi di ogni prodotto contiene, per esempio Pane a lievito madre 6/6, e la scritta Completo quando un prodotto raggiunge il suo limite.
• Giorni della settimana di chiusura, come tutti i lunedì e martedì.
• Giorni di pausa per le ferie o per un fine settimana al mercatino, aggiunti e rimossi uno per uno.
• Un preavviso da 0 a 30 giorni, così nessuno ordina una torta per domani quando te ne servono tre.

Esempio: una settimana piena

Ecco una settimana indicativa per una pasticceria in casa, con clienti e prezzi in euro inventati e un limite giornaliero di 4 pagnotte a lievito madre. Sul calendario il giovedì mostra Pane a lievito madre 4/4 e Completo, quindi il tuo negozio online offre il pane a lievito madre da venerdì in poi, e il foglio del giorno di sabato elenca tre ritiri e 86,00 € da incassare.

Come programmare gli ordini della pasticceria con il calendario

Imposta la disponibilità una volta: i prodotti con un limite giornaliero, i giorni di chiusura e il preavviso. Poi inserisci ogni ordine in Farinu il giorno in cui lo concordi, con il giorno di ritiro, un orario di ritiro facoltativo e l'acconto, oppure lascia che i clienti mandino richieste dal tuo negozio online, e aprile dal calendario per confermarle o rifiutarle.

Ogni mattina apri il foglio del giorno: ti dice cosa sfornare, chi ritira a che ora e quanto incassare. Per vedere la settimana nell'app calendario del telefono, copia il link privato del tuo calendario sincronizzato in Google Calendar, Apple Calendar o Outlook; mostra ogni ordine con il cliente e i prodotti, mai i tuoi costi, e puoi rigenerare il link in qualsiasi momento. Quando consegni, registra il saldo così l'ordine si chiude come pagato.

Domande

Posso vedere i miei ordini in Google Calendar o sul telefono?

Sì. Ogni pasticceria ha un link privato al calendario sincronizzato. Aggiungilo a Google Calendar, Apple Calendar o Outlook e ogni ordine non annullato compare come evento all'orario di ritiro, o come evento di un giorno intero, con il cliente e i prodotti. È di sola lettura, e rigenerare il link disattiva quello vecchio.

Cosa succede quando un giorno è pieno?

I clienti non possono sceglierlo nel tuo negozio online per quel prodotto, e il calendario lo segna come Completo. Puoi comunque spostarci un ordine tu stesso dal calendario; Farinu ti dice che il giorno è pieno.

Il mio aiutante può vedere il programma?

Sì, se gestisce gli ordini. Vede il calendario, il foglio del giorno e i saldi da incassare, mai costi o margini.

Costa di più?

No. Il piano gratuito include il calendario ordini e un negozio online di base, con fino a 50 ordini al mese e il calcolo dei costi per un massimo di 10 ricette. Team toglie il limite di ordini e aggiunge temi per il negozio, un banner e il tuo dominio personalizzato, senza il piè di pagina di Farinu.

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