Fonctionnalité
Suivi des commandes : chaque gâteau et chaque retrait sur un seul calendrier
Un suivi des commandes de pâtisserie doit répondre d'un coup d'œil à une seule question : qu'est-ce qui doit être prêt, pour qui et quand. Le calendrier des commandes de Farinu place chaque commande sur une vue par mois ou par semaine selon son jour de retrait, avec une couleur par statut et les nouvelles demandes en ligne marquées comme brouillons. Vous fixez combien de pièces de chaque produit vous pouvez préparer par jour, vos jours de fermeture et le délai de prévenance dont vous avez besoin, et chaque jour s'ouvre sur une feuille qui indique quoi préparer, qui vient chercher sa commande et quel solde encaisser.
Le problème : des commandes éparpillées à cinq endroits
Un pâtissier à domicile prend des commandes sur WhatsApp, sur Instagram, par téléphone et sur son stand au marché. La date finit dans une conversation, le parfum dans un message vocal et l'acompte dans une appli bancaire. Deux gâteaux d'anniversaire pour le même samedi après-midi semblent tenir jusqu'au vendredi soir, quand vous vous rendez compte qu'ils ont besoin du four en même temps.
Un suivi des commandes de gâteaux sur papier ou dans un tableur aide, mais il ne connaît ni vos recettes, ni le nombre de pains que contient votre four, ni qui a payé. C'est ce manque que comble un suivi des commandes intégré à votre application de coût de revient.
Ce que montre le calendrier des commandes
Le calendrier est une vue des commandes que vous gérez déjà dans Farinu, pas un second endroit où les saisir. Les commandes saisies à la main et les demandes arrivées par votre boutique en ligne y apparaissent de la même façon.
- Des vues par mois et par semaine de chaque commande selon son jour de retrait, avec une couleur par statut et la semaine qui commence le lundi en français et le dimanche en anglais.
- Les commandes en brouillon, comme une demande envoyée en ligne par un client, affichées à part des commandes confirmées jusqu'à ce que vous les confirmiez ou les refusiez. Les commandes annulées n'apparaissent pas sur le calendrier.
- Une heure de retrait facultative sur chaque commande, pour qu'une journée se lise comme un planning plutôt que comme une pile.
- Une feuille du jour pour chaque jour : quoi préparer, avec la quantité de chaque produit additionnée sur les commandes du jour, puis chaque retrait par ordre d'heure avec le client, les produits, le statut et le solde encore à encaisser, et le total à encaisser ce jour-là.
- Le déplacement d'une commande à un autre jour depuis le calendrier, avec un sélecteur de date. Elle garde ses lignes, ses prix et ses paiements, et le déplacement est noté dans l'historique de la commande. Les commandes livrées, payées et annulées restent à leur date.
- Les équipiers qui gèrent les commandes peuvent aussi utiliser le calendrier, et ne voient jamais vos coûts ni vos marges.
Limites quotidiennes, jours de fermeture et délai de prévenance
Dans les disponibilités, vous indiquez à Farinu combien de travail vous pouvez accepter. Chaque règle est facultative, et ces mêmes règles décident des jours que vos clients peuvent choisir dans votre boutique en ligne.
C'est vous qui fixez les limites, elles ne sont pas devinées à partir des semaines passées. Si un jour est déjà complet ou si vous êtes fermé, vous pouvez quand même y déplacer une commande vous-même ; le calendrier vous prévient alors.
- Une limite quotidienne par produit, comme 6 pains au levain ou 2 gâteaux à étages par jour. Chaque jour montre combien il en contient pour chaque produit, par exemple Pain au levain 6/6, et la mention Complet dès qu'un produit atteint sa limite.
- Des jours de fermeture dans la semaine, comme tous les lundis et mardis.
- Des dates d'absence pour les vacances ou un week-end de marché, ajoutées et retirées une par une.
- Un délai de prévenance de 0 à 30 jours, pour que personne ne commande un gâteau pour le lendemain quand il vous faut trois jours.
Exemple : une semaine chargée
Voici une semaine fictive pour une pâtisserie à domicile, avec des clients et des prix en euros inventés et une limite quotidienne de 4 pains au levain. Sur le calendrier, le jeudi affiche Pain au levain 4/4 et Complet, donc votre boutique en ligne propose le pain au levain à partir du vendredi, et la feuille du samedi liste trois retraits et 86,00 € à encaisser.
| Jour | Retrait | Commande | Total | Acompte | Reste à payer |
|---|---|---|---|---|---|
| Mercredi | 17:00 | 2 douzaines de biscuits aux pépites de chocolat | 30,00 € | 0,00 € | 30,00 € |
| Jeudi | 10:00 | Pains au levain x 4 | 24,00 € | 24,00 € | 0,00 € |
| Vendredi | 18:00 | Tarte au citron, 24 cm | 32,00 € | 15,00 € | 17,00 € |
| Samedi | 11:00 | Gâteau d'anniversaire, 20 cm, deux étages | 95,00 € | 45,00 € | 50,00 € |
| Samedi | 13:00 | 36 cupcakes pour une fête d'école | 72,00 € | 36,00 € | 36,00 € |
| Samedi | 16:00 | Coffret de dégustation pour un mariage | 30,00 € | 30,00 € | 0,00 € |
Planifier les commandes de votre pâtisserie avec le calendrier
Réglez vos disponibilités une fois : les produits avec une limite quotidienne, vos jours de fermeture et votre délai de prévenance. Saisissez ensuite chaque commande dans Farinu le jour où vous la convenez, avec son jour de retrait, une heure de retrait facultative et l'acompte, ou laissez vos clients envoyer des demandes depuis votre boutique en ligne, puis ouvrez chacune depuis le calendrier pour la confirmer ou la refuser.
Chaque matin, ouvrez la feuille du jour : elle vous dit quoi préparer, qui vient chercher sa commande à quelle heure et combien encaisser. Pour voir la semaine dans l'agenda de votre téléphone, copiez le lien privé de votre calendrier abonné dans Google Agenda, Calendrier d'Apple ou Outlook ; chaque commande y apparaît avec le client et les produits, jamais vos coûts, et vous pouvez réinitialiser le lien à tout moment. À la livraison, enregistrez le solde pour que la commande passe en payée.
Questions
- Puis-je voir mes commandes dans Google Agenda ou sur mon téléphone ?
- Oui. Chaque pâtisserie a un lien privé de calendrier abonné. Ajoutez-le à Google Agenda, Calendrier d'Apple ou Outlook et chaque commande non annulée apparaît comme un événement à son heure de retrait, ou sur toute la journée, avec le client et les produits. Il est en lecture seule, et réinitialiser le lien désactive l'ancien.
- Que se passe-t-il quand un jour est complet ?
- Vos clients ne peuvent plus le choisir pour ce produit dans votre boutique en ligne, et le calendrier l'affiche Complet. Vous pouvez quand même y déplacer une commande vous-même depuis le calendrier ; Farinu vous signale que le jour est complet.
- Mon équipier peut-il voir le planning ?
- Oui, s'il gère les commandes. Il voit le calendrier, la feuille du jour et les soldes à encaisser, mais jamais les coûts ni les marges.
- Est-ce que c'est payant ?
- Non. L'offre gratuite inclut le calendrier des commandes et une boutique en ligne simple, avec jusqu'à 50 commandes par mois et le coût de revient de 10 recettes au maximum. Team supprime la limite de commandes et ajoute des thèmes de boutique, une bannière et votre propre domaine, sans le pied de page Farinu.
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